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现代企业档案管理技能提升实战

课程背景：

企业的发展，人才是关键。比如人事档案，它记载着人才成长的全部内容，对员工的升迁、待遇、福利、退休等方方面面都有着举足轻重的作用。企业的发展需要全方位的支撑，其中档案管理企业的发展就更为重要了。古往今来，档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。不仅包括在档案馆的管理，甚至可以扩大到日常文件的拟写、运行、管理、归档的整个工作流程当中。

做好档案管理，不仅能够更清晰了掌握企业发展的每个阶段的重要事项，还可以大大的提升工作效率。然而，在现实工作场景中，仍有一些企业还没有真正的认识到档案的重要性。本课程结合国有企业档案管理的特点，从档案管理理论上提高学员对于档案管理的认识和重视，加强档案管理的范围及规范档案管理的流程，并给出档案管理的要求和管理方法。课程以理论为出发点，切合实际情况，结合企业在实际工作中遇到的需要处理的档案，进行模拟，对出现的问题，有的放矢的进行攻关。提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。

课程收益：

u 从理论的高度让学员全面的认识档案管理；

u 结合企业实际让学员了解档案管理重要性；

u 运用现代管理技能提升学员档案管理技巧；

u 通过线上讲解，让学员掌握规范管理流程；

u 教会学员正确的正确的发现问题并解决问题；

授课对象：

人力资源管理者、档案管理专职人员

授课方式：

线上讲解、线上课堂互动、案例分享、工具表单、视频分享

课程大纲

第一讲：认知篇——为什么要进行档案管理

思考1：什么是档案？

导入：

1、中国古代的档案管理

2、现代企业的档案管理

一、档案的种类

1、按来源分为2类

2、按内容分为3类

3、按形成进间分2类

4、按档案载体分为4类

二、档案管理的四大作用

三、档案管理的六个原则

四、档案管理的趋势分析

1、电子化利用

2、信息集成化

3、数字档案馆

第二讲：实战篇——如何科学收集档案资料

思考2：在收集阶段，主要收集哪些材料，收集的标准是什么？

一、档案收集的两个渠道

1、内部收集

2、外部收集

案例：某银行档案八大类别

二、档案收集的三个范围

1、管理文件

u 管理文件包括4个方面

2、科技文件：5个特点及5种类型

3、其他文件——电子文件的归档要求

表单1：电子文件登记归档

表单2：电子档案移交与接收登记表

三、档案的鉴定与归档

1、档案管理员要重新审查其价值性

2、确定哪些材料有保存价值，应该归档

3、对不需归档的文件要进行剔除

第三讲：实战篇——如何科学进行整理与立卷

一、传统档案整理流程8步曲详解

二、各类工具表单解析

表单3：以案卷为单位装订时所用归档式样

举例：档号式样示例01

举例：档号式样示例02

表单4：卷内文件目录

表单5：归档文件目录

表单6：案卷封面

第四讲：实战篇——如何科学进行价值鉴定

一、档案价值鉴定的四种方法

1、分析档案的内容

2、分析档案的来源

3、档案的时效性

4、分析档案产生的时间

二、档案价值鉴定的工作程序

1、文件归档鉴定

2、划定文件保管期限

3、销毁无价值档案

4、档案价值复审

三、档案的销毁

1、审批

2、执行与监督

3、后期处理

小组讨论：某公司的档案销毁的问题

表单7：归档文件保管期限与装订方式对照表

表单8：归档文件目录

第五讲：实战篇——如何做好档案的保管

一、保管的物质条件

1、档案库房建设的两点要求

2、档案保管设备的要求

3、档案保管装具的种类

思考：档案对环境有什么要求

二、保管的环境秩序

1、温湿度控制与调节

表单9：库房温湿度记录表

思考10：档案日常防护有什么要求

2、库房防护的4个注意事项

举例：照片在紫外线照射下的性能变化情况

库房内档案流动过程中的措施

3、库房秩序管理

u 库房编号

u 排列与编号

u 分别保管

表单14：全宗保管位置参见卡

表单15：档案存放位置索引

表单16：档案库房保管档案情况的存放位置索引

表单17：档案代卷卡

三、特殊载体档案保管

1、录音录像

2、电子档案

思考12：特殊载体保管有什么要求

表单18：电子档案文件清单

第六讲：实战篇——如何做好档案的利用

一、档案的借阅查阅的法则

二、档案制度与队伍建设

1、档案三化管理

2、档案管理纪律要求

3、档案管理的监督管理

第七讲：落地篇——如何做好人事档案管理

1、什么是干部人事档案——干部人事档案的10类材料

2、人事档案的四大特点

3、人事档案的收集

4、人事档案整理的流程

5、人事樘的鉴定

6、人事档案的转递

表单：查借阅档案审批表

第八讲：落地篇——如何做好会计档案管理

思考：什么是会计档案，会计档案资料有哪些？

一、会计档案的类别

1、会计报表

2、会计账本

3、会计凭证

4、其他会计资料

二、会计档案的装订

1、凭证装订

2、账薄装订

3、报表装订

三、会计档案的保管

国家《会计档案管理办法》第11条

四、会计档案的借阅

国家《会计档案管理办法》第13条

五、会计档案的鉴定

表单：会计档案的销毁清册

表单：会计档案的销毁审批

第九讲：落地篇——如何做好科技档案管理

一、认识科技档案

1、概念

2、种类

表单：科技档案代字、代号表

二、科技档案的收集

1、收集范围

2、收集要求

3、收集方法

三、科技档案-基建档案整理三步曲

1、确定是否保存

2、项目分类

3、组卷

表单：基建档案卷内目录

表单：卷内备考表

讲师介绍

李彩玉

人力资源管理实战专家

中山大学EMBA

14年企业人力资源管理经验

12年香港上市企业高管经验

DISC联合创始人，授权讲师/咨询顾问

国家劳动关系协调师/国家高级企业培训师

国家高级心理咨询师/国家高级人力资源管理师

原香港建滔集团工会主席/深圳宝安劳动调解委员会委员

曾任：本地宝集团战略中心（总部）丨人力资源总监

曾任：香港建滔集团(上市)总部丨人力资源总监/管理学院院长

实战经验：

01-香港建滔集团（上市）总部（覆铜面板业务全球第一、化工业务全球龙头企业之一）

任职【人力资源总监】及【工会主席】期间，管理全球近70多家公司，任职半年内规范了绩效推进、薪酬体系搭建、人才梯队搭建、招聘管理及企业文化建设等事宜：

[招聘管理]：连续8年，为集团优胜劣汰及新增人员不低于1000人，同时每年统筹校园招聘工作，并前往国家重点大学（如清华、北大、武汉等）校招为企业输入大量的优秀人才；

[组建集团HRBP团队]：任职期间，搭建了集团全球70间分公司的HRBP团队，为各企业解决了招人难、用人难、留人难、育人难等难题。

[集团组织优化及用工风险管控]：任职期间，曾多次完成企业搬迁、组织人员优化等工作：①7次企业搬迁经验：涉及员工总人数3000多人，前期准备工作充分、流程设计合理，无劳动纠分，均在半个月内完成全员的遣散及协议签订等工作；

②3次企业并购经验：涉及人数2000余人，带领团队从前期资料收集，员工情况了解，并购方案设计及到最终的协议拟定、签合同，整个流程无缝对接，使得并购计划顺利完成；

③2次企业规模性组织人员优化经验：由于企业转型、需要对组织架构调整及人员优化，涉及人数1300余人，从前期的方案设计、各种资料的备案、选取职工代表团、与代表团人员进行协商、拟定相关方案，到最后的协议签订等整个项目进展顺利，提前完成。

④集体纠纷及个人纠纷的处理：担任HR负责人后，重点学习国家劳动法规、全力建设企业文化，晋升1年内将原来一年10余起劳动纠分降为0，真正做到降本增效，提升全员幸福感。

[企业文化建设]：带领70家分公司HR经理组织开展员工关怀：生日会、员工座谈、各类文艺活动等，提升了员工凝聚力，员工流失率由月平均6.9%陆续降至5.2%，劳动纠纷为0。

[人才培养]：为企业解决全球70家分公司的人才储备需求，年均为企业进行上百场管理课程培训，累计培养分公司总经理3名，部门经理32名，主管近130名，核心技术工程师45名。

[绩效及薪酬管理]：任职第2年，历时6个月，重新构建了集团70家分子公司绩效薪酬管理体系，并运行良好，不仅优化了人才结构，员工满意度明显提高。

02-本地宝（互联网企业）集团战略中心

任职【人力资源总监】期间，重新制定了人力资源全套及相关体系：招聘管理、绩效管理、薪酬管理、核心人才建设、人才培养等10多项制度，使公司迈向规范化、体系化：

[战略发展规划]：曾与企业高管共同制定公司的战略发展规划，在4个月左右的时间分别在北京、天津、上海、广州等15个城市成立分公司，并组建了团队；

[核心人才建设]：为满足公司战略发展，在武汉分公司设立[人才培养中心]，并进行培养和管理，年均开展管理课程50场，为企业分公司输送近上百位不同岗位骨干及专业技能人才；

[绩效及薪酬管理]：基于公司的实际情况，结合企业战略发展，对全国各分子公司的绩效及薪酬进行调整和优化，使得公司于2019年上半年营业额较去年上涨150%，利润率上涨200%。

[组建集团HRBP团队]：任职期间，组建了集团HRBP团队，并带领团队在4个月时间在全国各高校招聘应届生200余人，同时完成公司的绩效及薪酬体系的搭建等。

李彩玉

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